L'impatto della comunicazione nella gestione di un progetto

Posted by Massimo Porro on 27-dic-2017 11.00.00

Quante volte avete cancellato un messaggio vocale senza ascoltarlo fino alla fine? E il numero di email ricevute quotidianamente? Molte vanno direttamente nel cestino senza essere neanche aperte.

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Semplici esempi di come la Comunicazione debba essere pianificata e gestita con cura: uno dei compiti più difficili ed esaustivi per i project manager.

Gestire un progetto significa, essenzialmente, fare integrazione, ovvero collegare tutti i tasselli del progetto, risorse, tempo, budget, qualità, in un insieme coeso e funzionale. La Comunicazione è il collante per saldare tale sistema integrato.

Forse, in un’epoca ormai passata, quando il project manager era più un product manager, se la poteva cavare anche senza essere un buon comunicatore; bastava consegnare il prodotto in tempo, senza sostanziali interferenze di stakeholder e cliente. Nell’era dei social media non più: le interazioni di trend globali, dal sociale all’economia alla sicurezza, hanno riflessi importanti in ogni progetto e necessitano di interazione costante, sia intra- che extra-aziendale: gestire un progetto è una partnership che richiede, assolutamente, una comunicazione solida.

 

Gestire intrinseca complessità

“Il più grande problema della Comunicazione è che non si ascolta per capire, ma per replicare”

Diverse statistiche indicano che, in situazioni di crescente complessità e ambiguità, comuni a molti progetti imprenditoriali, quasi il 90% del lavoro di un project manager è comunicazione. Conseguentemente, una comunicazione insufficiente ed inefficace aumenta il rischio di fallimento del progetto. 

Più il progetto è grande e complesso, più comunicare diventa tecnicamente difficile. Infatti, con il crescere dei componenti del project team e degli stakeholders, la complessità delle comunicazioni aumenta in modo geometrico.

Tra gli errori più comuni c’è quello di considerare il progetto che si è chiamati a gestire come unico, dimenticando che, contemporaneamente, ci sono altri progetti con esigenze simili e contrastanti al nostro, che magari insistono sulle stesse risorse. Informare ed informarsi è fondamentale, pianificando le comunicazioni in tutte le direzioni.

Altro errore comune è quello di comunicare senza fare attenzione a quale sia il mezzo più efficiente e appropriato in relazione al contesto: talvolta si manda una email senza pensarla e senza assicurarsi che sia propriamente ricevuta e valorizzata. Oppure si tende a eccedere con il tono informale, sottovalutando l’importanza della giusta formalità.

Bisogna, quindi, imparare a gestire la comunicazione in maniera scientifica: bisogna conoscere i Modelli di Comunicazione.

Ogni messaggio non è assoluto, ma si presta a differenti interpretazioni, in funzione di fattori quali la cultura e l’esperienza di chi li riceve, e il tono, il timbro di voce e il body language di chi li invia. Il “come si comunica” è altrettanto importante del “che cosa si comunica”. Senza dimenticare che la comunicazione non-verbale è influenzata da appartenenze e differenze culturali.

 

“….Facciamo un Meeting…”.

Una delle situazioni classiche in cui ci si scambiano informazioni, in cui si comunica, è il meeting, la riunione, di routine o straordinaria, sia limitata al team di progetto, o più generale per informare gli stakeholder su status e prospettive.

Il meeting, più croce che delizia del project manager. Spesso ci chiediamo come mai il meeting sia visto quasi come una perdita di tempo, un passaggio che diluisce l’autorità e responsabilità, ritardando le decisioni.  La colpa è del meeting in sé, o della cattiva organizzazione del meeting?

Innanzitutto perché fare un meeting?  Infatti, a prima vista, molte decisioni potrebbero essere prese in autonomia senza consultarsi. Anzi, la tecnologia permetterebbe di supervisionare e gestire in remoto, magari delegando la routine ad uno specifico algoritmo. Scenari da fantascienza, che, almeno ancora per un po’, lasciano il tempo che trovano.  Nel mondo reale della realtà umana il meeting alla funzione fondamentale di definire nella sua unicità la squadra, e di focalizzare ciascun membro su obiettivi comuni. Il meeting è spesso l’unica occasione in cui la squadra esiste e lavora come gruppo,, in cui il project manager è percepito come leader e non come un cognome cui fare riporto.

Nel preparare un meeting la domanda più importante che ci si deve porre è: “che cosa intendo ottenere con questo meeting?”  Se non si ha chiara idea del perché di un meeting è probabile che sia una perdita di tempo per tutti.

Per cui:

  • gli obiettivi del meeting esplicitamente definiti: in maniera informativa o costruttiva; e relative responsabilità;
  • il numero dei partecipanti è un elemento di criticità: invitare solo coloro che hanno un contributo da dare;
  • curare l’agenda: sintetica, ma non vaga e banale.

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Dal “dire al fare” -  Ostacoli a una comunicazione efficace  

Ora, siamo tutti d’accordo concordano che una Comunicazione che funzioni deve essere efficiente – fornire solo le informazioni necessarie – ed efficace – fornire l’informazione nel giusto formato al momento giusto.

Ma, passando dal dire al fare, moltissimi progetti soffrono e molti falliscono. Perché la comunicazione è vittima di una serie di fattori, alcuni veri e propri errori professionali, altri più difficili da controllare perché pertinenti il carattere e il personale di ciascuno: 

  • Informazioni incomplete o non aggiornate. Vari motivi, contingenti o meno, fanno sì che molti project manager non mantengano aggiornati gli stakeholder chiave quando si prospettano o si verificano dei cambiamenti. Se le persone non vengono informate su ciò che sta accadendo, saranno sorprese quando scoprono, improvvisamente, che ci sono dei cambiamenti. E frustrate. quando non c'è più tempo per reagire. Quando si perde la fiducia, è poi dura riguadagnarla.
  • Sovraccarico di informazioni. Troppe informazioni, così come troppe poche, sono foriere di confusione e incertezza: un effetto pianificazione deficitaria e superficiale
  • Compiti e responsabilità mal definiti. L’indicatore primo di una scarsa comunicazione all'interno di un team di progetto è quando i membri del team non sanno cosa ci si aspetta da loro. Non sapere chiaramente cosa fare, fa sì che spesso si sprechi del tempo in un lavoro che non è necessario. Che implica a sua volta lavoro extra e frustrazione, per tutti.  
  • Errata interpretazione Le differenze linguistiche e comunicative sono sempre più comuni in quanto le aziende diventano più diversificate e inclusive. Se analizziamo i motivi d’incomprensione in una discussione spesso si scopre che ciascuno è convinto che le stesse parole abbiano lo stesso significato, per lui e per gli altri. In realtà, parole oggettive sono recepite e modulate in maniera soggettiva. Il risultato nel senso che spesso si traggono convinzioni e conclusioni errate, interpretando come similarità ciò che in realtà sono differenze
  • Cattive relazioni di lavoro. In ogni ambiente di lavoro, anche non fisico come un project team, lo stato emotivo di uno o più partecipanti, può influire significativamente sulla capacità delle persone di lavorare insieme. Per esempio, un leader funzionale come il project manager che esprime abitualmente emozioni negative ostacola la condivisione e spegne lo spirito di squadra.
  • Cultura aziendale immatura. Quando i dipendenti non hanno conoscenza dell'azienda, dei suoi prodotti e del loro lavoro, non hanno una solida cultura aziendale, genera scarsa predisposizione al lavoro di squadra e creatività. Ciò dà luogo a cattiva comunicazione, verticale e orizzontale, e difficoltà nelle interazioni con i clienti.
  • Percezione selettiva. La percezione selettiva si riferisce al filtrare ciò che vediamo e ascoltiamo per adeguarli alle nostre convinzioni e al soddisfacimento dei nostri bisogni. Questo processo è spesso inconscio. Ma è anche causa di interpretazioni errate della realtà, un filtro psicologico di cui il project manager deve tener conto.
  • Disconnessioni emozionali. Una comunicazione efficace richiede che mittente e ricevente siano aperti a parlare e ascoltarsi l'un l'altro, nonostante possibili differenze di opinione o personalità. Un ricevitore che è emotivamente turbato tende a ignorare o distorcere ciò che sta dicendo il mittente. Al tempo stesso, un mittente che è emotivamente turbato può non essere in grado di presentare idee in modo efficace.
  • Mancanza di credibilità. Essere credibili è essenziale per poter comunicare in maniera efficace. Ciò è particolarmente vero quando si usa l'umorismo. Sarcasmo e ironia sono ingredienti da dosare con cura, potenzialmente dannosi, se non si è assolutamente sicuri di come saranno presi. Nel dubbio, meglio non abusarne, poiché i loro benefici sono limitati e i loro potenziali pericoli sono grandi.
  • Non Saper Ascoltare. L’ultimo punto, ma da intendersi come sintesi dei precedenti:  L'ex CEO di Chrysler, Lee Iacocca, ha detto: "Vorrei solo poter trovare un istituto che insegna alle persone come ascoltare. Dopo tutto, un buon manager deve ascoltare almeno quanto ha bisogno di parlare ". Il mittente può sforzarsi di consegnare un messaggio in modo chiaro; ma la capacità del ricevitore di ascoltare in modo efficace è altrettanto vitale per una comunicazione efficace. L'ascolto richiede pratica, abilità e concentrazione.

 

Ricordiamoci i fondamentali: Pianificare

Sebbene siano stati fatti passi importanti, per esperienza o perché costretti, verso una cultura aziendale più ricettiva e orientata verso il Program Management, in particolare per gli aspetti tecnici-metodologici, il “comunicare” è ancora troppo spesso considerato come qualcosa che "accade da solo”, come parte di normali attività di gestione del progetto, identificandolo strumenti generici di base, come e-mail e/o fogli di calcolo.

In realtà, senza una strategia di comunicazione ben ponderata, gli strumenti progettati per archiviare e regolare le informazioni e le comunicazioni, sono spesso denaro sprecato.

Perché una comunicazione sia solida ed efficace, va pianificata, partendo dall’identificazione degli stakeholder, dalle loro necessità e preferenze. Pianificare la comunicazione significare rispondere alle domande:

  • A chi?
  • Quando?
  • Con quale metodo?
  • Con quale frequenza?

Per te Project Manager, Comunicare è sfida di primaria importanza e difficoltà, di cui ti rendi conto solo avendo ben chiare le molte cose che possono ostacolare una comunicazione efficace: mancanza o eccesso di informazioni, barriere culturali, filtri psicologici, carattere ed emotività, mancanza credibilità e scarsa empatia

Una comunicazione efficace è parte integrante del successo di qualsiasi organizzazione.

Considera la comunicazione come un investimento. Ora più che mai e il momento e vale la pena “spendere”.

In qualità di Project Manager, prenditi del tempo per apprendere e mettere in pratica l'arte della comunicazione per assicurarti che il messaggio che invii sia ricevuto correttamente. Ciò richiede disciplina, pazienza e un sincero interesse nel mantenere una comunicazione positiva e il dialogo tra le persone.

“Non è la distanza che tiene la gente lontana, ma la mancanza di comunicazione”

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Topics: program managment

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