Gli Errori fatali nella gestione degli Stakeholder nel Program Management

Posted by Massimo Porro on 16-gen-2018 18.21.39

"Questo non è esattamente quello che avevo in mente": la tipica frase che nessun project manager vorrebbe sentire dopo aver consegnato il suo prodotto al cliente.

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Quella frase è sintesi del fallimento del progetto. Ci sono molte ragioni per cui un progetto potrebbe fallire. Molte di queste ragioni possono essere direttamente correlate alla – cattiva - gestione degli stakeholder.

Un’affermazione solo a prima vista generica…….

Intanto, cos’è uno “stakeholder”? In estrema sintesi, lo stakeholder è determinare tutte le risorse è chiunque influenzi e sia influenzato, positivamente o negativamente, un progetto o da un progetto.

Quindi, gli stakeholder sono un po’ tutti, una genericità che confina con superficialità e banalità? Al contrario, la necessità per il project manager di avere capacità analitica, apprezzamento di situazione e sintesi. Perché saper gestire in maniera efficace ed efficiente gli stakeholder è l’essenza del Integration Management, ovvero mettere tutti i pezzi del puzzle chiamato “progetto” in un insieme sincrono, coeso e funzionale allo scopo. E Integration Management è il compito fondamentale di un project manager.

 

Perché è così importante porre la giusta attenzione agli stakeholder? Ogni progetto implica dei cambiamenti, forieri di stress, ansie, aspettative, in tutti coloro che ne hanno a che fare. Le aspettative sono requisiti, i requisiti che gli stakeholder ci richiedono e del cui soddisfacimento ci ritengono responsabili.

Come project manager devi sempre tener presente che non tutti gli stakeholder la pensano dello stesso modo, né, tantomeno, la pensano come te. Bisogna sapersi relazionare nel rispetto dei ruoli. Bisogna superare la facile presunzione che il project manager è l’esperto tuttologo che dice agli altri cosa fare nel minimo dettaglio. Quello non è project management, ma micro-management. In realtà il Pm è l’esperto nella gestione del progetto, il direttore d’orchestra.

 

Chiariti i fondamentali “comportamentali”, iniziamo. Quando viene assegnato un progetto, cosa si fa? Si inizia, ovvio…

Sì, ma come? Iniziare un progetto significa, essenzialmente, capire lo scenario e i suoi attori, determinarne i requisiti, le aspettative e le influenze: partendo dal Business Case vanno determinati i requisiti di massima, i potenziali rischi, obiettivi misurabili e, conseguentemente, vanno identificati gli stakeholder e la strategia di gestione.

 

Una volta che identificati gli stakeholder, è necessario raccogliere tutti i loro requisiti. Tutti. E’ un processo che spesso richiede tempo, ma assai importante, poiché una “dimenticanza” può causare modifiche inattese al piano di progetto, con impatto su tempi, costi, gestione delle risorse, qualità. Rischi di cui vogliamo fare volentieri a meno.

 

Come? Per esempio, cercando di dare una risposta a domande come queste:

  • Chi sta pagando per il progetto?
  • Chi dirigerà il progetto?
  • Chi influirà sul progetto?
  • Chi utilizzerà il prodotto oggetto del progetto, chi è il cliente?
  • Quali risorse le risorse necessarie chi è a capo di quelle risorse?

Vediamo più in dettaglio quelli che, per esperienza, ritengo essere gli errori

comuni, ma evitabili che i project manager nel gestire gli stakeholder del loro progetto.

 

Errore n. 1: Superficialità nell’identificazione degli stakeholder

Ti sei mai trovato in una situazione in cui, per sbaglio o dimenticanza, non hai incluso uno stakeholder nelle discussioni pertinenti un progetto? E di provare un certo imbarazzo nel cercare di incorporare il loro contributo all'ultimo minuto, magari persino in conflitto con quello di altri?

Perché, nonostante la teoria, si continuano a commettere errori nell'identificazione degli stakeholder, le loro esigenze e le loro aspettative? La ragione principale è che gestire un progetto è erroneamente visto come un compito esclusivo in cui solo gli utenti diretti, i componenti del team di progetto sono gli unici soggetti interessati.

Vi è poi la tendenza una certa “ritrosia” in caso di differenze gerarchiche importanti fra il project manager e lo stakeholder. Dipende dalla cultura aziendale, certo, ma trovare il modo di interfacciarsi in maniera proattiva con il potente capo Divisione deve essere parte del bagaglio professionale del “giovane” PM.

 

Esempi di Stakeholder tipo

Come gestirli

Interessato al progetto, scarsa influenza, esperto di aspetti tecnici

Invitarlo a partecipare nel risk management process

Ha scarso interesse, ma grande influenza. Dal carattere “difficile”

Assicurarsi che i requisiti siano chiari. Tenerlo informato con report puntuali

Molto interessato, molto influente, ma “ostile” al progetto

Cercare di capire il perché della sua ostilità

Molto interessato, molto influente, supporter del progetto

Coinvolgerlo nelle riunioni di team, tenerlo informato, valorizzare le sue proposte

Mediamente interessato, di grande influenza, che ha indentifico una serie di rischi, supporter del progetto

Pianificare meeting periodici e occasionali, per valutare insieme i rischi

Mediamente interessato, ma preoccupato circa la sostenibilità di incarichi e responsabilità derivanti dal far parte del progetto

Organizzare sedute di training dedicato

 

Saper identificare gli stakeholder è ciò che ti consente di “reclutarli”, di averli alleati e non avversari nella gestione del progetto. Dimenticarsi di uno stakeholder significa perdere o non considerare un parere, un contributo, una variabile potenzialmente critica per la programmazione e la buona gestione del progetto.

Non solo “danni” formali, ma anche sostanziali: dimenticarsi di alcuni stakeholder causa incompletezza o incoerenza nelle specifiche dei requisiti. D’altro canto, identificare erroneamente qualcuno come stakeholder causerà, probabilmente, considerare come requisiti cose che non corrispondono ad alcuna reale necessità. In entrambi i casi, inefficienza, ovvero rischi, costi e tempi non dovuti.

Per garantire la gestione efficace degli stakeholder progetto durante non solo è essenziale la loro identificazione nominale, ma anche valutarne l’effettiva influenza di ciascuno sul progetto.

L’ interpretazione errata dell'importanza e dell’influenza di uno stakeholder su un progetto, spesso in termini riduttivi, è quasi sempre causa di sotto- o sovrastime

Il primo passo per rimediare a questo errore è quello di creare un elenco di persone e organizzazioni che hanno un impatto o potrebbero essere influenzate dal progetto.

 

Errore n. 2: Non avere un piano di comunicazione per gli stakeholder

Abbiamo detto che l'identificazione gli stakeholder è la chiave del successo di un progetto. Se, in qualità di project manager, non hai mai affrontato sfide come la selezione degli stakeholder, forse hai probabilmente il problema sta nel non saper comunicare con loro.

La gestione degli stakeholder è essenzialmente Comunicazione.

Ma, senza definire la frequenza e tipologia della comunicazione, significa semplice informazione, non sinergia, non costruzione insieme.

L'impostazione di un piano di comunicazione degli stakeholder è necessario per quali sono le sfide che devi affrontare.

Una comunicazione chiara crea credibilità: è della massima importanza che il project manager passi molto del suo tempo a comunicare, in senso bidirezionale, con gli stakeholder. Deve costantemente "vendere e rivendere" il progetto tutti gli stakeholder: top management, reparti funzionali, clienti, il team di progetto stesso. Questo "processo di vendita" deve concentrarsi sul chiarire il “Che Cosa”- gli obiettivi del progetto - e il Come il successo sarà raggiunto.

Comunicare, ascoltare gli stakeholder in maniera proattiva, permette al project manager di riconoscere ed anticipare i segnali di pericolo:

  • uno stakeholder interferisce nel progetto senza consultare ed informare il project manager ;
  • uno stakeholder non fornisce supporto quando necessario;
  • difficoltà di comunicazione dovute a differenze gerarchica tra il project manager e uno stakeholder chiave;
  • uno stakeholder fa promesse senza mantenerle.

Solo un project manager che cura e costruisce la propria credibilità e sa come muoversi nelle strutture di potere della sua compagnia (attraverso una conoscenza approfondita di gli stakeholder e il loro potenziale di influenza) riesce a riconoscere questi segnali e disinnescarli per tempo.

 

Errore n. 3: Fare promesse essere irrealistiche agli stakeholder

Questo errore è più comune di quanto molti project manager siano disposti ad ammettere. I project manager sono famosi per promesse su un progetto nei tempi e nei costi e sotto-consegna ... anche quando sanno di essere eccessivamente ottimisti. Il lavoro svolto in queste condizioni tende a essere sciatto, mal testato, affrettato e può addirittura portare al fallimento del progetto. Ciò lascia sia te che i tuoi stakeholder insoddisfatti e delusi. Va bene avere grandi aspettative nei confronti della tua squadra: è importante assumere una mentalità di crescita nella gestione degli altri. Con ciò detto, devi essere obiettivo nell'analizzare le scadenze e la capacità delle tue squadre di completare il lavoro previsto per loro.

Un consiglio, di cuore e di testa: Fai quello che puoi per soddisfare i requisiti dei tuoi stakeholder, ma prenditi il tempo necessario per valutare i rischi associati alla scadenza. Se semplicemente non può essere fatto, gli stakeholder coinvolte, tra cui e in particolare la tua squadra, apprezzeranno il tuo candore.

 

Lesson Learned

Penso sinceramente che imparare a gestire gli stakeholder sia un’esperienza “costruttiva”. E gli errori sono comuni, condivisi dalla stragrande maggioranza dei project manager “operativi”. Ciò non è una scusa per sbagliare. Deve essere un incentivo per minimizzare gli errori imparando dall’esperienza altrui.

Ragion per cui i corsi di preparazione PMP (Project Management Professional) sono stati emendati con l'aggiunta di una nuova area di conoscenza definita "Project Stakeholder Management." In precedenza la gestione degli stakeholder è stata raggruppata insieme a "Project Communications Management". Riconoscimento ufficiale che questa area era abbastanza importante da stare da solo. Sono certamente d'accordo con la valutazione di PMI.

 

Ecco quindi alcune una sintesi di best practices per migliorare le relazioni con gli stakeholder.

  • Identifica gli stakeholder chiave che possono dare una svolta al successo del tuo progetto. Assicurati di avere con loro canali di comunicazione efficaci.
  • Guardali e trattali con l'importanza che meritano.
  • Prenditi il tempo per capire veramente la loro prospettiva e le preoccupazioni. Mettiti nei loro panni. Non solo investirai nella relazione ma probabilmente imparerai anche informazioni importanti che possono aiutarti a elaborare i tuoi piani di analisi, implementazione, formazione o supporto.
  • Assicurati che ci siano ampie opportunità per i tuoi stakeholder di fornire feedback in un ambiente che è più comodo per loro.
  • Assicurati di incorporare il loro feedback nei piani generali in modo che le loro preoccupazioni siano affrontate.
  • Creare opportunità per gli stakeholder “difficili è indicatore leadership ed eccellenza.

 

 

project management per PMI 

Topics: program managment

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